tiistai, 22. marraskuu 2016

Virtuaalitiimit

Luin Tri Harri Virolaisen väitöskirjasta ”Kai sitä ihminen on vaan semmoinen laumaeläin” - virtuaalisen tiimin ilmapiiri virtuaalitiimeistä kertovan osan. Ensimmäisenä huomioni kiinnittyi siihen, että n. joka toinen lause oli lainattu ja lähdeviittauksia oli niin paljon, että tekstiä oli paikoitellen vaikea lukea. Kun näihin alkoi tottua, löytyi tekstistä myös avaavaa asiaa virtuaalitiimeistä.

Virtuaalitiimit ovat sananmukaisesti virtuaalisesti toimivia tiimejä. Liiketoiminnan globalisoituminen on ajanut yritykset käyttämään virtuaalitiimejä entistä enemmän, koska halutaan palkata osaavaa työvoimaa maailmanlaajuisesti, jota kautta tavoitellaan kilpailuetua. Virtuaalitiimissä työ ei ole sidottu fyysiseen paikkaan, joka periaatteessa antaa tiimin jäsenille vapauden olla vaikka kotona sohvalla makoilemassa, kun tiimi kokoontuu. Työ on joustavaa ja parhaimmillaan hyvinkin osallistavaa, jolloin tiimin jäsenillä on suurempi vastuu työstään, kuin fyysisessä tiimissä. Paikkavapaa kokoontuminen saattaa olla osaltaan myös virtuaalitiimin heikkouksia. Kokouksia on vaikea järjestää ja hallita, koska kaikki tiimin jäsenet eivät välttämättä ole edes samalla aikavyöhykkeellä tai aikataulut eivät muuten vaan kohtaa. Heikkoutena näen myös sen, että ei olla sama pöydän ääressä, jolloin myös ympäristön vaikuttavat tekijät tulevat kuvaan. Virtuaalitiimeissä yleensä hoidetaan projektimuotoisia töitä, jolloin tiimi ei välttämättä työskentele yhdessä kovinkaan kauaa. Miksi virtuaalitiimi ei välttämättä toimi tehokkaasti, saattaa johtua myös siitä, että fyysisen läsnäolon puuttuessa ei välttämättä täysin luota työtoveriinsa.

Virtuaalitiimin johtaminen
Virtuaalitiimin johtaminen eroaa fyysisen tiimin johtamisesta monellakin tavalla. Yksi isoimmista eroista on, että kontaktia työntekijöihin ei saa samalla tavalla, kuin fyysisen tiimin kanssa. Viestintä tiimin jäsenien kanssa voi olla monimutkaista ja vaikeaa, jolloin myös luottamusta tiimin jäsenten ja johtajan välille voi olla vaikea luoda. Tri Virolaisen väitöskirjasta löytyy vaikka kuinka monta näkökulmaa, mutta pitäisin nimenomaan viestintää tiimin jäsenten kanssa tärkeimpänä asiana. Viestinnän pitää olla avointa ja riittävän laajaa, jota kautta myös saavutetaan tiimin jäsenien luottamus. Virtuaalitiimin johtajan pitäisi saada luotua nopeallakin aikataululla tiimin jäsenille positiivinen ilmapiiri, luoda me-henkeä, jolloin tiimistä saisi paremmin irti.

Virtuaalitiimin työkalut
Työkalut riippuvat varmasti tiimistä ja yrityksestä, mutta mitä itselleni tulee mieleen näistä ovat Skype, Adobe Connect, Google Drive, ja Office 365. Skype on varmasti yksi yleisimmistä virtuaalitiimin kommunikaatiovälineistä. Jos joku ei ole vielä ohjelmaa käyttänyt, selvennettäköön, että Skype on pikaviestin, jolla saa halutessaan kuvayhteyden toiseen käyttäjään tai käyttäjiin. Adobe Connect on varmasti opiskelijoille, ainakin monimuoto-opiskelijoille, tuttu alusta, jolla voi kokoontua ja pitää vaikka verkkoluentoja. Google Drive on maksuton pilvipalvelu, jossa voi jakaa ja muokkaa tiedostoja (mm. Excel, Word ja Powerpoint) useamman käyttäjän toimesta ja reaaliaikaisesti. Office 365 on samankaltainen, mutta enemmän toimisto-ohjelmisto, ja vaatii yksityiskäyttäjältä maksullista käyttölisenssiä. Näiden tukena tiimit voivat käyttää myös sähköpostia ja sosiaalista mediaa, kuten Facebookia, mutta todennäköisesti kommunikointi tiimiläisten välillä tapahtuu edellä mainituilla välineillä. Näiden lisäksi kävin tutustumassa itselleni vähemmän tuttuun työkaluun, WebEx:iin. WebEx vaikutti hyvin samanlaiselta kuin Adobe Connect, tosin sillä erotuksella, että WebEx:llä saa osallistujien kalenterit integroitua ja tiedostojen jako on helpompaa. Itselläni on yleensäkään aika vähän kokemusta virtuaalitiimeistä tai niiden työkaluista, joten WebEx:ää en osaa sen kummemmin kehua tai kritisoida.

maanantai, 7. marraskuu 2016

Digitalisaatio ja muutokset työelämässä, part 2

Edellinen kirjoitus käsitteli digitalisaatiota ja työelämän muutoksia yleisellä tasolla, joten päätin hieman kirjoittaa henkilökohtaisista kokemuksista ja ajatuksista. Ennen tämän kurssin alkua en ollut juurikaan uhrannut ajatusta sille, kuinka digitalisaatio muuttaa työelämää. Nyt kun aiheeseen on tutustunut enemmän, tulee mieleen montakin kehitysideaa varsinkin omaan työhön liittyen. Konkreettisia kokemuksia digitalisaatiosta minulla ei ole kovin paljoa, mutta eräs semmoinen löytyy ihan lähimenneisyydestä.

Omat kokemukset
Edellisen tutkintoni opinnäytetyönä kirjoitin eräälle yritykselle esiselvityksen paperittomasta vastaanotosta, jonka tarkoitus oli selvittää, saadaanko tavaran vastaanotto digitalisoitua. Työn loppukaneettina totesin, että se olisi mahdollista. Miten tämän digitalisointiprojektin kanssa sitten kävi? Esiselvitys ilmeisesti jäi jonnekin työpöydän laatikon perälle, koska idea ei ottanut tulta allensa. Todennäköisesti tiedän miksi näin kävi, mutta jätän sen tällä kertaa kertomatta sen enempää spekuloimatta. Pitää hieman kritisoida tätä yritystä, joka ei todellakaan ole digitalisoinnin edelläkävijä ja työni ei ole ensimmäinen projekti, joka on jäänyt junnaamaan pidemmäksi ajaksi. Työni valmistui reilu kolme vuotta sitten ja vasta viime aikoina asiaa on jälleen nostettu esiin, tosin ihan toisen asian tiimoilta, kuin alun perin oli tarkoitus. Saman alan yrityksistä minulla ei ole kovin paljoa henkilökohtaisia kokemuksia, mutta olen jonkun verran kuullut ja voisin melkein lyödä vetoa siitä, että moni kilpailija toteuttaa asioita digitalisoinnin avulla tuotantotehokkaammin. Myöskään muutoshalukkuus yrityksessä ei tunnu olevan kovin suurta. Löydän yrityksen toiminnoista sen suuremmin miettimättä useamman asian, joka tehdään vielä samalla tavalla kuin 90-luvulla. Nämä asiat ovat vieläpä semmoisia, joihin on olemassa nykyaikaisempi ratkaisu, mutta niihin ei jostain syystä edes haluta puuttua. Ajattelumalli tuntuu olevan mallia ”näin on tehty aikaisemminkin”. Muutoksen tarve tunnistetaan, mutta jossain tuntuu aina olevan jarru, joka pysäyttää asioiden etenemisen. Kritiikki tätä yritystä kohtaan on mielestäni oikeutettua ja aiheellista. Toivonkin, että jos joku, joka lukee tämän kirjoituksen ja tunnistaa asianosaisuutensa, ottaisi koppia yrityksen nykytilanteesta ja sen tulevaisuudesta.

Ajatuksia tulevasta
Digitalisaatio aiheuttaa muutosta työelämässä ja sitä kautta myös yrityksissä. Alati kiristyvä kilpailu asiakkaista vaatii yrityksiltä muutoksia, jolloin paikallaan junnaavat yritykset menettävät kilpailukykynsä ja lopulta kuihtuvat pois. Rividuunarit loppujen lopuksi tekevät varsinaisen työn, mutta se miten työ tehdään, kumpuaa työn johtamisesta. Asiantuntevalla, nykyaikaisella ja muutosorientoituneella johtamisella luodaan paitsi työntekijöille työelämän edellyttävää osaamista, myös organisaatiolle sen tarvitsemaa kilpailukykyä selviytyä muuttuvassa työelämässä. Yrityksissä on sukupolvenvaihdos odotettavissa jossain vaiheessa, jopa ihan muutamien vuosien aikana. Tämä tuonee nuorempaa verta yritysten johtoihin, jonka myötä myös johtaminen muuttuu muutosmyönteisemmäksi ja digitaalisuusorientoituneemmaksi. Tätä odotan myös omassa organisaatiossani, jossa ollaan hyvää vauhtia menossa tähän suuntaan.

sunnuntai, 16. lokakuu 2016

Digitalisaatio ja muutokset työelämässä

Ihmiset saavat tänä päivänä hankittua tietoa ja päivittäisiä asioita voidaan hoitaa käden käänteessä. Moni ihminen elää nykyään lähestulkoon symbioosissa älypuhelimensa tai tablettinsa kanssa, jolla pääsee käsiksi Facebookiin, Twitteriin ym. sosiaaliseen mediaan. Sosiaalinen media määrittää yllättävän paljon ihmisten tekemisiä ja käyttäytymistä, joten sillä voi olla myös hyvin suuri vaikutus yrityksen yrityskuvaan. Sosiaalista mediaa käsiteltiin edellisessä kirjoituksessa, mutta on hyvä aasinsilta seuraavaan.

Työelämä on muuttunut 2000-luvulla nopeasti ja paljon. Yritykset ja työntekijät ovat olleet jopa pakotettuja muuttumaan digitalisaation paineen alla. Digitalisaatio on mahdollistanut uusien organisaatioiden syntyä, joilla on syntynyt uusia työpaikkoja, mutta taas vastavuoroisesti organisaatioita ja samalla työpaikkoja on kadonnut. Digitalisaatio on varmasti ollut yksi iso tekijä sille, että iltapäivälehdistä luemme jatkuvasti yritysten yt-neuvotteluista ja väen vähentämisistä. Elokuun 2016 työttömyysaste oli 7,2 %, joka tarkoittaa n. 200 000 suomalaista. Digitalisaation kääntöpuolena on, että tästä luvusta osa on yt-neuvotteluista kärsinyttä vanhempaa, työntekijänä parhaimmillaan olevaa väestöä, jotka eivät ole olleet koko elämäänsä teknologian kanssa tekemisissä.

Johtaminen muutoksessa
Millaisella johtamisella luodaan ihmisille ja organisaatioille edellytyksiä selviytyä digitalisaation aiheuttamassa muutoksessa siten, että organisaatiot säilyttävät elinkelpoisuutensa ja ihmiset työelämän edellyttämän osaamisen? Yksi digitaalisen ajan johtamisen keskeisimpiä asioita on muutosjohtaminen. Muutosten konkretisoituessa pitää tunnistaa lähtökohdat, jonka jälkeen muutosta voidaan alkaa valmistelemaan ja toteuttamaan. Näissä avainasioita ovat avoimuus, viestintä ja sitouttaminen. Oli työyhteisö tai muutos minkälainen tahansa, esiintyy myös muutosvastarintaa. Tämän takia johtajan pitää osata ”myydä” työntekijöille ajatus muutoksesta. Uskottavasti esitelty muutos on huomattavasti parempi kuin väkisin läpi viety. Muutokset on helpompi toteuttaa, jos henkilöstö pääsee olemaan mukana muutoksessa ja vaikuttaa siihen. Tällöin muutos myös konkretisoituu henkilöstölle. Kun muutos on viety totutukseen, pyritään vakiinnuttamaan toimintatavat ja tarvittaessa tehdä korjaavat toimenpiteet.

Muutos johtamisessa
Organisaation selviytyminen digitalisoituvassa maailmassa vaatii muutosjohtamisen lisäksi myös johtamisen muutosta. Muutokset tapahtuvat yleensä nopeallakin aikataululla, joka vaatii jatkuvaa kouluttautumista. Yrityksen pitää huolehtia, että myös johtavassa asemassa olevat henkilöt ovat ajan hermolla ja perillä muutoksista. Tällä luodaan työntekijöille kuvaa johtajien asiantuntijuudesta, joka luo samalla luottamusta heidän välilleen. Muutosten vallitessa punnitaan myös työntekijöiden muutosvalmiudet. Muutokset vaativat kouluttautumista ja kouluttautumishalukkuutta myös työntekijöiltä. Sitoutunut henkilöstö on valmiimpi vastaanottamaan muutoksia ja kouluttautumaan sen mukaisesti kuin sitoutumaton.

Tulevaisuus?
Pärjätäkseen nykypäivänä organisaatioiden strategiat ja visiot pitäisivät olla digitaalisen aikakauden vaatimia. Myös yritysten investoinnit tulee suunnitella entistä enemmän tulevaa silmällä pitäen. Rekrytoinnissa on pystyttävä entistä enemmän ennakoimaan muutoksia, pystyykö mahdollinen tuleva työntekijä mukautumaan muutoksiin. Ne organisaatiot selviävät digitalisaation vallankumouksessa, jotka pärjäävät muutoksessa ja säilyvät kilpailukykyisinä.

keskiviikko, 5. lokakuu 2016

Ensimmäinen

Ensimmäinen ikinä. En olisi aikaisemmin uskonut missään vaiheessa kirjoittavani omaa blogia. Aikaisemmat kokemukseni blogeista rajoittuvatkin muutamaan vahingossa luettuun, eikä tätä kirjoittaessa asia ole juurikaan muuttunut. Tämä blogi on perustettu opintoja, tarkemmin ottaen johtamisen ajankohtaisteema-opintojaksoa varten ja jo tässä vaiheessa opintojakson toteutus blogimuodossa vaikuttaa vähintäänkin mielenkiintoiselta. Blogialustoja tuntuu tänä päivänä olevan vaikka kuinka paljon, joten miksi valitsin itselleni juuri tämän alustan? Joissain asioissa yksinkertaisuus ratkaisee ja ensikertalaiselle tämä tuntui hyvinkin tärkeältä. Kävin tutustumassa pariin muuhunkin alustaan, joihin rekisteröityminen olisi vaatinut muutakin, kuin pelkän käyttäjänimen ja salasanan keksimisen. Lisäksi alustan kotimaisuus vaikutti ratkaisuuni, loi tietynlaisen turvallisuuden tunteen.

Mikä ihmeen blogi?
Olen siis joskus aikaisemminkin kuullut puhuttavan blogeista, mutta en saanut hahmotettua, millainen blogi oikeasti on. Ei muuta kuin Google kuumaksi. Blogi sosiaalisen median kanavana eroaa hieman muista yleisimmistä, kuten Facebook, Twitter yms. Blogi on monipuolinen, ikään kuin Hesarin yleisöpalstan vuodatus sekoitettuna muuhun someen. Blogi on kuin nettipäiväkirja, jossa pystyy parhaimmillaan käsittelemään asioita syvällisemmin kuin muualla somessa, antamaan henkilökohtaisen näkökulman asioille. Wikipedia tietää kertoa, että blogia on sanottu ”aivan uudeksi mediaksi” (myönnetään, että Wikipedia ei välttämättä ole se absoluuttinen totuus, mutta tämä kuulosti hyvältä). Blogeja löytyy hyvinkin erilaisia: ruoka-, matka-, äitiys-, fitness-, fatnessblogeja, you name it. Myös yritystasolla ollaan heräämässä nykyaikaan ja yritysblogeja on alettu jossain määrin käyttää osana johtamisen välineitä.

Blogi johtamisvälineenä
Pystytäänkö blogikirjoituksilla oikomaan perinteisiä johtamisen työkaluja, kuten kokouksia, palavereja, kehitys- käytävä- ja muita keskusteluja tai sisäisiä tiedotteita? Blogikirjoituksilla voi tuoda esiin omat mielipiteensä ja jossain määrin yleisiä asioita työyhteisöstä, mutta kovin syvälle yrityksen ja työntekijöiden asioihin ei voida mennä jo lain puitteissa. Riippuen yrityksestä ja alasta, blogilla pystytään varmasti luomaan uusia näkökulmia näihin. Blogilla pystyisi varmasti parhaimmillaan ajamaan saman asian, kuin jotkut palaverit ja sisäiset tiedotteet. En kuitenkaan usko, että blogi voisi korvata perinteisiä alais-esimies- kontakteja, kuten esimerkiksi kehityskeskusteluja.

Blogin hyödyntäminen johtamisvälineenä omassa työssäni
Työskentelen varastoesimiehen tehtävissä, joten tämä koskettaa konkreettisesti omaa työtäni. En näkisi, että blogi toimisi elintarvikevaraston kaltaisessa ympäristössä johtamisvälineenä ainakaan samalla tavalla, kuten esimerkiksi toimistoympäristössä. Tämän kaltainen väline voisi kuitenkin olla kokeilemisen arvoinen. Uskoisin, että noin 99 % logistiikkatyöntekijöistämme omistaa vähintään älypuhelimen, jolla saisi blogin luettua. Blogin avulla työntekijät saisivat mahdollisesti uutta näkökulmaa työhönsä ns. porrasta ylempää, ymmärtämään ja avartamaan näkemystään siitä, mitä oman työn ympärillä ja sen ulkopuolella tapahtuu. Saattaisin blogin antaman informaation myötä välttyä joidenkin pitkäveteisten palavereiden pitämiseltä, joka sinänsä kuulostaa jopa houkuttelevalta. Joillakin työntekijöistä saattaisi jopa käsitys ja mielipide omasta esimiehestä muuttua positiivisempaan suuntaan, tietysti riippuen blogin sisällöstä. Entä voisiko blogini olla videomuodossa? Videolla saa tuotua esille ilmeitä ja eleitä, jotka saattavat katsojalle kertoa enemmän kuin tuhat sanaa. En kuitenkaan usko, että itse tuottaisin videoblogia, eivätköhän työntekijät saa katsella naamaani muutenkin kyllästymiseen asti.